Volgens het witte boek van travel management, zijn bijna 45% van de professionele verplaatsingen binnen bedrijven gewijd aan aankopen of het ontmoeten van leveranciers. Verkoop, events en andere commerciële afspraken vormen eveneens een belangrijk motief voor professionele verplaatsingen. Ondanks de crisis hebben de meeste bedrijven het ritme van zakenreizen en prospecties niet verminderd. Desalniettemin worden uitgaven steeds beter gecontroleerd en zijn travel policies meer en meer een realiteit, zelfs in kleine structuren. Welke goede reflexen dient men te hebben om deze kosten te optimaliseren?
Elk bedrijf moet zelf zien welk schema het best past bij haar gewoonten en type zakenreizen om zo de uitgewezen partner te vinden maar ook de beste interne gesprekspartner. Een interne travel policy binnen het bedrijf lijkt iets waar men niet meer om heen kan. Door bedrijven te verplichten een travel policy te adopteren met professionele partners en door te kiezen voor het centraliseren van betalingen, zal een reiskaart bijdragen tot de rationalisatie van aankopen, het respecteren van de travel policy alsook het vergemakkelijken van betalingen.
Steeds meer bedrijven doen ook beroep op een Travel Manager om de uitgaven beter te controleren en preciezer na te gaan of de gemaakte reservaties worden nageleefd en in lijn zijn met de interne travel policy. Betalingen die gedurende de reservatie of tijdens verplaatsingen worden gemaakt, dragen eveneens bij tot een beter kostenbeheer die aan professionele verplaatsingen worden gelinkt.
De grote tendensen:
- Accomodaties -> steeds meer bedrijven sporen de reizigers aan om in 2 of 3 sterren hotels te slapen of alternatieve slaapformules te vinden zoals Airbnb.
- Transport -> de belangrijkste factor blijft tijdswinst. Een derde van de bedrijven opteert vandaag de dag voor de low cost optie voor verplaatsingen.
- Opgelet voor bijkomende kosten -> kostenreductie policies houden rekening met bijkomende secundaire kosten zoals maaltijden, enz.
- Geautomatiseerde management tools voor bv expense notes worden steeds meer gebruikt en worden steeds minder duur.
- Reporting tools winnen eveneens aan populariteit. Deze tools staan toe om het exacte bedrag van de uitgaven van het personeel te kennen, in een specifiek hotel of land.
- De gebruikte betalingsmethode die tijdens de reservatie of de reis werd gebruikt draagt bij tot een beter kostenbeheer gelinkt aan de professionele verplaatsingen.
Ondanks de budgetaire optimalisatie, verklaren ongeveer 30% van de bedrijven dat er in de bedrijfspolicy rekening wordt gehouden met het welzijn en comfort en dat ze ervan bewust zijn dat de professionele verplaatsingen efficiënter zijn wanneer de reizigers goed worden behandeld. Reizen ja, maar de notie “goed reizen” moet zeker niet worden verwaarloosd.
http://www.voyages-d-affaires.com/pme-pmi-comment-optimiser-le-budget-voyages-20150120.html
