Elke onderneming die haar kosten onder controle wil houden, moet de contracten met haar leveranciers op proactieve wijze beheren.
Aan de vervaldata, de opzegtermijnen en de verlengingsclausules wordt vaak geen aandacht geschonken, ook al zijn dat de eerste elementen waarnaar u moet kijken om de kosten terug te schroeven. Via enkele praktische tips komt u niet voor onaangename verrassingen te staan wanneer zich op de markt nieuwe kansen aandienen.
Of het nu gaat om energie, telefonie, IT of bewaking, er zijn weinig bedrijven die op de vervaldata van hun contracten letten. Nochtans is dat de eerste factor waarnaar ze moeten kijken om hun kosten af te bouwen. Als u geen duidelijk zicht hebt op de looptijd van uw contracten, bestaat het risico dat u te lang met handen en voeten gebonden bent aan al te dure dienstverleners.
Wacht niet tot het te laat is om van leverancier te veranderen! Langlopende contracten, clausules van stilzwijgende verlenging, opzegtermijnen: als u hieraan geen aandacht besteedt, kan u in een relatie verzeilen die uw bedrijf op termijn een klein fortuin kan kosten. Dienen zich op de markt interessantere kansen aan – en vaak is dat zo – en weet u wanneer uw contracten vervallen, dan zal u altijd de meest voordelige oplossing kunnen kiezen. Al het geld dat u op die manier bespaart, kan u in uw core business stoppen. Gezond verstand? Zeker. Nochtans weten weinig ondernemingen wanneer de contracten met hun leveranciers precies aflopen en nog minder hoe ze die moeten opzeggen. Zelden beschikken ze over een precies vervaldagblad, hoewel ze net daarmee aanzienlijke besparingen kunnen doen.
ANALYSE IN TWEE FASEN
Om de kosten van uw bedrijf te verlagen, is een nauwgezette analyse van uw contracten nodig. De resultaten zullen echter niet van vandaag op morgen zichtbaar zijn. De optimalisering van uw kostenstructuren wordt immers altijd beperkt door de lopende contracten. Eerst bepalen wij dus welke posten de hoogste uitgaven meebrengen. Vervolgens zoeken we de einddata van de duurste contracten, om ons te concentreren op degene die het snelst op vervaldag komen. Het heeft geen zin om nu op zoek te gaan naar alternatieven voor een contract dat nog verschillende jaren loopt.
Twee elementen moeten uw aandacht krijgen: de einddatum van het contract natuurlijk, maar ook de modaliteiten van verlenging op de vervaldag. Loopt uw contract over 5 maanden af? Allemaal goed en wel, maar het kan best een clausule bevatten die stelt dat het voor 5 jaar verlengd zal worden als een schriftelijke reactie van uw kant 6 maanden voor de vervaldag uitblijft. Nochtans is dat allesbehalve een uitzondering.
De clausule van stilzwijgende verlenging vormt de grootste hinderpaal voor een doeltreffend beheer van de kosten van een onderneming. Reken er maar niet te veel op dat uw leveranciers van zich zullen laten horen wanneer de vervaldag nadert. Integendeel, zij hebben er alle belang bij om vergeten te worden. Uw contract zal dan automatisch verlengd worden, tegen marktvoorwaarden van verschillende jaren terug… In die lange periode had de concurrentie veel gunstigere tarieven kunnen voorstellen. Zo grijpt u naast duizenden euro…
VERWERF OPNIEUW DE CONTROLE OVER UW CONTRACTEN
Om zulke ongemakken te vermijden, volgen hierna enkele tips. Zo krijgt u opnieuw greep op de contracten die u bedingt met uw leveranciers.
1. Vermijd contracten met een looptijd van meer dan 1 of 2 jaar. Alleen wanneer de dienstverlener een aanzienlijke investering moet doen in het kader van de diensten die hij u aanbiedt, kan het eventueel gewettigd zijn om een contract van langer dan 2 jaar te sluiten. Anders zal een looptijd van meer dan 1 of 2 jaar altijd in uw nadeel zijn.
2. Verkies contracten van onbepaalde duur met opzegtermijn. Met een opzegtermijn van drie maanden heeft u ruimschoots de tijd om aan de alarmbel te trekken als u ontevreden bent en kunnen uw leveranciers de zaak bijsturen. Als u nog steeds niet tevreden bent, heeft u alle tijd om de markt te verkennen en de concurrentie te laten spelen. Met zo’n contract kan u flexibel inspelen op de kansen die op de markt opduiken.
3. Beheer uw contracten met een gecentraliseerd computersysteem dat automatische meldingen stuurt. Zo mist u geen enkele vervaldag meer en grijpt u elke kans om betere voorwaarden te bedingen.
4. Aanvaard nooit clausules van stilzwijgende verlenging. Die hebben geen enkel belang, tenzij voor de leverancier. Laat in plaats daarvan een clausule toevoegen die de leverancier net verplicht om u uiterlijk drie maanden voor de vervaldatum van het contract op de hoogte te brengen en over een eventuele verlenging te praten.
5. Kies voor dezelfde vervaldata, ook al schrijft u in op verschillende producten bij één leverancier. Uw keten heeft net een nieuw verkooppunt geopend? Neem het dan op in uw bestaande contracten bij uw leveranciers (telefonie, veiligheid, energie, enz.). Zo vermijdt u dat u verschillende contracten met elk een andere vervaldatum moet sluiten. Dat is immers de beste manier om u levenslang te binden aan uw leveranciers en u door hen de wet te laten dicteren.
6. Let op de specifieke sleuteldata van bepaalde sectoren. Dat is onder meer het geval voor de sociaal secretariaten: een verandering van leverancier kan pas ingaan op 1 januari, met een opzegtermijn van 6 maanden. Anders gezegd, na 30 juni wordt uw contract voor anderhalf jaar verlengd.
7. Maak niet dezelfde fouten. U bent eindelijk verlost van dat contract dat u een fortuin kostte? U heeft een nieuwe leverancier gevonden die veel goedkoper is? De kans is klein dat hij dat voor altijd zal blijven. Sluit met hem dus geen contract voor een al te lange periode. Zorg dat er voldoende ruimte blijft om in te spelen op toekomstige kansen. Anders verzeilt u exact in dezelfde situatie als voorheen.
