Het succes van een kostenoptimalisatie plan hangt grotendeels af van de inzet van alle medewerkers. Een stuntelige communicatie kan echter de motivatie van de troepen volledig ondermijnen en uw slaagkansen verpesten. Kosten hebben een impact op uw business, maar de woorden die u gebruikt, evenzeer.
Zoals elke strategische visie, kan een kostenoptimalisatie plan de gewenste doelstellingen niet bereiken zonder een sterke inzet van de desbetreffende teams. Echter, de titel “kostenoptimalisatie” en, sterker nog, “kostenreductie” wekt onmiddellijk argwaan. Zal ik productiever moeten zijn met minder middelen? Zal ik een deel van mijn voordelen zien verdwijnen? Dreig ik mijn werk te verliezen? We krijgen maar zelden de mogelijkheid om een tweede keer een goede eerste indruk te maken en hetzelfde geldt ook voor het aankondigen van een belangrijk strategisch plan.
Hieronder volgen een reeks tips om uw collega’s bewust te maken omtrent een strategisch plan, op hun instemming te kunnen rekenen en zo uw slaagkansen te vergroten.
- Communiceer omtrent uw doelstellingen.
Kostenoptimalisatie is geen doel op zich. Zelfs niet voor een aankoopdepartement. De doelstellingen moeten duidelijk zijn: ze moeten een meerwaarde voor het bedrijf betekenen door de doeltreffendheid te vergroten, wat uw klantentevredenheid zal vergroten, alsook de verkoop. Tot slot zal het ook een boost aan de medewerkers geven. Wie wil niet voor een bedrijf werken dat succes wil boeken? Dit is de motor van uw communicatie: u zal de kosten niet reduceren, maar uw organisatie doeltreffender maken en dus de voldoening verhogen. Uw medewerkers zullen er als eerste een voordeel uit putten.
- Elk goed verhaal begint met een catchy titel.
Je geld bijeen moeten schrapen om de kleinste besparingen te doen, is voor niemand boeiend. Maar meewerken om je bedrijf in de top 3 van haar sector omhoog te werken, is motiverend. Neem dus voldoende tijd om je strategisch plan te definiëren, en verwijder de facto alle referenties naar besparingen en budgetverminderingen. Kortom, laat je “budgettair plan” achterwege en verkoop toekomstperspectieven aan je teams. Aarzel niet om populaire culturele referenties die in het collectief geheugen vastzitten, als voorbeeld te nemen: sport, film, muziek, prestigieuze merken. Geef je plan een sterke naam: de sprints van Usain Bolt, de technologische revoluties van Tesla, het universum van Star Wars, of de albums van de Beatles zijn slechts enkele voorbeelden van gekende succesverhalen die een inspiratiebron kunnen zijn.
- Co-creatie: uw medewerkers spelen de hoofdrol.
U hebt er alle baat bij om uw medewerkers – en vooral hun ideeën – centraal in uw strategisch plan te plaatsen en dit voor de volgende redenen. De eerste is psychologisch: de teams zullen beter presteren wanneer ze de mogelijkheid hebben om zelf mee te werken aan de vastgestelde doelstellingen. De tweede getuigt van gezond verstand: de operationele teams worden dagelijks geconfronteerd met de diverse kostenposten. Ze zijn het beste in staat om de meest doeltreffende werkmethodes voor te stellen. Voer meerdere communicatiekanalen in die een verschillend bereik hebben: ideeën box, uitwisselingsplatform op het intranet, informele meetings met een panel van medewerkers uit verschillende departementen, enz. Het sleutelwoord is hier “co-creatie”.
- Selecteer uw ambassadeurs binnen elk team.
Uw strategisch plan is gedefinieerd en benoemd, de communicatiekanalen zijn operationeel. Uw uitdaging is nu om de stroom aan informatie te beheersen. Het is in deze fase van het proces dat de ambassadeurs en ambassadrices die de schakel tussen de operationele teams en de directie vormen, tussenkomen. Begeleiding, antwoorden op de vragen, hulp voor het verzamelen van ideeën, opvolging van de voorgestelde ideeën, communicatie rond de reeds geboekte en tastbare resultaten, enz.
- Vier uw overwinningen
Een plan dat door het volledige bedrijf wordt ondersteund zou snel concrete resultaten moeten boeken. Het is cruciaal om deze vooruitgangen mee te delen, niet alleen om de mensen die hieraan hebben meegewerkt te bedanken, maar ook om de resterende twijfelaars te overtuigen om aan dit avontuur deel te nemen. Focus op een harmonieuze communicatie: vergeet niet dat de kostenreductie geen doel op zich is. Benadruk in je boodschap de verbeteringen die de medewerkers dagelijks zullen ondervinden. Vb: “Dankzij de besparingen op deze kostenpost, hebben we kunnen investeren in een betere machine die het risico op ongevallen halveert”.
Kostenoptimalisatie is een dagelijkse strijd dat enkel kan worden gewonnen mits een inzet op alle verschillende niveaus. Het is daarom cruciaal om alle medewerkers rond deze problematiek te betrekken, om zo de juiste reflexen in hun dagelijkse taken aan te leren. Desalniettemin, focus leggen op de kostenstructuur kan een risico inhouden indien we de gekozen doelstelling uit het zicht verliezen: een efficiënter bedrijf zijn, dat beter presteert en ook voldoening geeft aan de mensen die er werken. Een geslaagde communicatie zal de rol van eenieder benadrukken in een strategie dat niet enkel naar kostenreductie streeft, maar eerder naar het creëren van meerwaarde. Een kleine nuance, maar van cruciaal belang.
