- Weinig bedrijven trekken de relatie met hun sociaal secretariaat in twijfel bij de analyse van de structuur van hun algemene uitgaven.
- Nochtans maakt, zoals in alle contracten met uw andere dienstverleners, een regelmatige discussie over tarieven en het dienstverleningsniveau deel uit van een gezond beheer.
- De sector van de sociale secretariaten past opzegtermijnen toe die hen eigen zijn en die binnenkort aflopen.
- Kortom, als een discussie noodzakelijk is, moet deze nu gevoerd worden.
Wanneer een bedrijf alle contracten doorlicht die haar met de dienstverleners binden denkt men spontaan aan telefoondiensten, energieleveranciers, contracten voor de bewaking of IT-ondersteuning. Een post glipt altijd door de mazen van het net: die van het sociaal secretariaat. Nochtans, als uw sociaal secretariaat zonder enige twijfel een noodzakelijke partner is die de administratieve taken van de meeste bedrijven verlicht, bestaat er ook geen enkele reden dat deze een voorkeursbehandeling zou krijgen. Zoals voor iedere dienstverlener is een discussie over de tarieven en de kwaliteit van de dienst gunstig voor uw organisatie.
De verandering vindt nu plaats
Er bestaan diverse redenen om onmiddellijk een discussie aan te vangen met uw sociaal secretariaat. De eerste valt te zoeken aan de kant van de zeer specifieke opzegtermijnen die de sector toepast. Een verandering van sociaal secretariaat kan enkel effectief worden in het begin van een kalenderjaar en de opzegtermijn om een contract te beëindigen bedraagt 6 maanden. Met andere woorden, als u met een nieuwe dienstverlener overweegt te werken met als startdatum 1 januari aanstaande, moet u absoluut uw huidige sociaal secretariaat voor 30 juni verwittigen. Na deze termijn wordt uw contract automatisch verlengd tot 31 december volgend jaar.
Valse excuses en goede redenen
Veel bedrijven denken ten onrechte dat alle sociale secretariaten een ongeveer gelijke prijs/kwaliteit verhouding aanbieden. Een andere vorm van weerstand aan verandering vindt zijn oorsprong in de bijzondere relatie dat bedrijven met hun dossierbeheerder onderhouden. Ze vrezen deze nabijheid te verliezen door van dienstverlener te veranderen. Overigens schrikt de zogezegde complexiteit van een procedure gelinkt aan deze overdracht bedrijven af om zelfs maar een verandering te overwegen.
Deze argumenten, die in het voordeel van een status quo pleiten, kunnen nochtans makkelijk weggewuifd worden. Enerzijds wordt de sector vandaag onderworpen aan hevige concurrentie die de actoren ertoe dwingt hun aangeboden diensten steeds verder te verrijken. Langzamerhand heeft ieder zijn aanbod uitgebreid door er raadgevingen, verzekeringspakketten, preventie op het gebied van gezondheid, welzijn of veiligheid, enz… in op te nemen. De bijzondere behoeften van een bedrijf zullen niet bij iedere dienstverlener per se een op maat gemaakt antwoord vinden. Anderzijds laten de recente technologische innovaties een efficiëntere online follow-up van de verschillende dossiers toe dan een paar jaar terug. Het zou jammer zijn om zich daarvan te onthouden.
Indien u zich afvraagt of een verandering van sociaal secretariaat administratief zwaarder uit te voeren is dan een soortgelijke handeling bij bijvoorbeeld een dienstverlener uit de telecomsector, dan is het belangrijk te weten dat de sector samenwerkingsovereenkomsten gesloten heeft om de overdracht van persoonsgegevens te vergemakkelijken.
Tot slot moet het financiële argument de laatste weerstanden overwinnen: volgens onze ervaring schatten wij dat het mogelijk is om ons te richten op een potentiele winst van 10 tot 15% voor een bedrijf dat de voorwaarden van zijn contract met zijn sociaal secretariaat al sinds 2 tot 3 jaar niet heeft herzien.
Voor wie?
Voor een kleine onderneming betekent het sociaal secretariaat over het algemeen maar een beperkte kostprijs. De besparingen die uit een verandering voortvloeien zijn het dan meestal ook misschien niet waard. Vanaf het moment dat een bedrijf interne middelen beschikbaar kan stellen om een overdracht – bijvoorbeeld binnen zijn HR-departement – te beheren, wordt ingeschat dat de stap interessanter wordt. Dit geldt met name zeker als er geen enkele vorm van gesprek of concurrentie is opgestart tijdens de 2 of 3 laatste jaren. Tot slot, als er sinds 10 of 15 jaar niks meer onderhandeld is met uw sociaal secretariaat is daar geen twijfel over mogelijk: neem nu het heft in eigen handen om oftewel een uitgebreidere dienst voor een gelijkwaardig tarief of eenzelfde niveau van dienstverlening te krijgen tegen een aantrekkelijkere prijs.
Met uw sociaal secretariaat onderhandelen in 5 stappen
- Verlies de opzegtermijnen niet uit het oog: Na 30 juni wordt uw contract automatisch verlengd voor een volledig jaar met ingang van 1 januari.
- Als u sinds 2 of 3 jaar niet meer onderhandeld hebt is het hoog tijd om er werk van te maken.
- Neem de tijd om de tarieven te vergelijken in functie van het aantal diensten dat aangeboden wordt.
- Besteed zeker wat aandacht aan de digitalisering van de diensten: online-platform, follow-up in real time, etc… Het is tegenwoordig een belangrijke uitdaging die met de jaren steeds meer interesse wekt.
- Zorg voor de kwaliteit van de follow-up en de nabijheid van het contact met uw dossierbeheerder. Het menselijke aspect mag nooit verwaarloosd worden.
