À l’heure actuelle, presque tous les salariés sont confrontés quotidiennement à l’usage des e-mails et des technologies de communication. Des outils pratiques qui peuvent rapidement devenir stressant et mener à l’épuisement.
Un burnout est souvent lié à une combinaison de plusieurs facteurs. L’environnement de travail et les processus organisationnels de l’entreprise représentent les premiers éléments responsables. L’utilisation intensive des nouvelles technologies de l’information et de la communication y participe également. Les plus courantes sont les ordinateurs, smartphones et tablettes, les e-mails et agenda IT, les logiciels timesheet et les softwares avec ou sans système de workflow.
Ces nouveaux outils relient la vie privée à la vie professionnelle et peuvent se révéler une véritable source de stress.
L’étude la plus complète sur le sujet est celle du Phd M. Camargo. Elle avance que les facteurs organisationnels de l’entreprise mais aussi les caractéristiques individuelles de l’employé engendrent un flux continu d’informations associé au sentiment de ne jamais pouvoir terminer ses tâches.
1. Les facteurs d’organisation du travail
L’employé utilise l’e-mail à des fins de communication et de productivité pour arriver à ses objectifs de travail. Mais l’ambiguïté peut rapidement s’installer. En effet, l’envoi d’un e-mail à un collègue est une tâche quotidienne qui devient un problème si plusieurs employés font de même simultanément. Chaque réponse devient une rupture avec la charge de travail initiale et engendre une accumulation de la perte d’attention.
L’employé se laisse alors entraîner dans un tourbillon de travail et perçoit son environnement comme extrêmement rapide et mouvant. L’e-mail devient alors un facteur d’ambiguïté plutôt que de productivité.
L’arrivée incessante d’e-mails donne l’impression aux employés qu’ils ont besoin d’être constamment disponibles. Ce flux annonce de surcroît que le travail n’est jamais terminé. Lorsque l’employé a l’impression de ne plus pouvoir réaliser ses objectifs, cela participe au burnout.
2. Les facteurs individuels de l’employé
L’employé s’inquiète lorsqu’il quitte le bureau avec des messages « potentiellement importants » non lus. L’anxiété de ne pas être connecté aux informations importantes devient permanente et l’employé va chercher à se rendre disponible 24h/7J.
De nombreux employés lisent leurs e-mails professionnels de la maison avant d’aller dormir ou pendant les weekends, ce qui affecte leurs temps de récupération, qui n’en sont plus.
Ce travail omniprésent devient source de stress et constitue une solide addition du travail au bureau. Avec le facteur « temps passé dans l’entreprise » et d’autres facteurs démographiques en cause, certains employés commencent à ressentir les effets de ce stress prolongé sur leur santé mentale et physique. L’employé s’engage doucement vers le burnout, dont l’épuisement est l’une des composantes.
On peut émettre l’hypothèse que l’engouement pour les sports et les thérapies bénéfiques de détente, de méditation et de bien être, ou pour des vacances écologiques ou sauvages dans des lieux isolés, trouve son explication dans le fait que l’employé cherche à se reconnecter à lui-même et à ses propres aspirations, à ralentir le temps, à sortir de quelques ruminations ou début d’insomnies qui peuvent être liées entre autres à cette connectivité externe incessante, ambiguë et génératrice de conflits interpersonnels.
Voici quelques pistes pour réduire la quantité d’e-mail à traiter.
Les emails symptomatiques d’un mauvais usage des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) :
- Statut sur un processus collectif qui pourrait être renseigné dans une liste partagée
- Information déjà présente sur le RSE mais que les collaborateurs ne font pas l’effort d’aller chercher
- Réflexe insuffisamment ancré dans le quotidien qui conduit à ne pas utiliser les RSE disponibles
- Échange d’emails pour synchronisation d’agenda
- Information qui pourrait figurer sur la page d’accueil du RSE (pour peu qu’elle devienne un point de visite quotidien)
Les emails visant à relancer le traitement de certaines actions. (notifications automatiques de la messagerie lorsqu’elle arrive à saturation d’espace)
Les emails provenant de sites externes du fait d’un paramétrage inadapté tels que les notifications provenant de Viadeo, LinkedIn, Twitter.
Source :
References
Régine Sponar, UCLouvain, Doctorante sur l’impact des nouvelles technologies et l’épuisement cognitif
