Selon le livre blanc sur le travel management, près de 45% des déplacements professionnels des entreprises sont consacrés aux achats ou aux rencontres avec des fournisseurs. Les ventes, salons et autres rendez-vous commerciaux sont également un motif important des déplacements. Malgré la crise, la plupart des entreprises n’ont pas pour autant ralenti leur rythme de prospection ou de voyages. Cependant, les dépenses sont de plus en plus contrôlées et l’on tend à mettre en place une politique de voyage, même dans les petites structures. Quels sont les bons réflexes à adopter pour optimiser au mieux les coûts ?
Une entreprise doit choisir le schéma de gestion le mieux adapté à ses habitudes de déplacements en identifiant les partenaires adéquats, mais aussi les interlocuteurs privilégiés en interne. En outre, la mise en place d’une politique de voyage d’entreprises fait figure d’incontournable. En obligeant l’entreprise à mettre en place une politique de voyages avec des prestataires référencés et à opter pour la centralisation des paiements, une carte logée contribue à la rationalisation des achats, au respect de la politique voyages et à la simplification des paiements.
De plus en plus d’entreprises font également appel à un Travel Manager pour mieux contrôler les dépenses et vérifier avec plus de précisions l’adéquation entre les réservations réalisées et la politique voyage de son entreprise. Les moyens de paiement utilisés en amont lors de la réservation ou durant le déplacement, participent aussi à une meilleure maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels.
Les grandes tendances :
- L’hébergement -> les entreprises tendent à imposer des hôtels 2 à 3 étoiles ou des formules de logement alternatives telles qu’Airbnb.
- Le transport -> le facteur déterminant reste avant tout le gain de temps. Un tiers des entreprises privilégie aujourd’hui l’option low cost pour les déplacements.
- Attention aux frais annexes -> les politiques de réduction des coûts tiennent compte des frais secondaires comme ceux des repas, etc.
- Un recours accru aux outils de gestion automatisée pour par exemple les notes de frais qui tendent à se démocratiser.
- Les outils de reporting sont de plus en plus plébiscités. Ils permettent de connaître précisément le montant des dépenses réalisées par les collaborateurs d’une entreprise sur un hôtel spécifique dans un pays particulier.
- Les moyens de paiement utilisés en amont lors de la réservation ou durant le déplacement participent à une meilleure maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels.
Malgré l’optimisation budgétaire, près de 30% des entreprises déclarent cependant que le confort et le bien-être des voyageurs sont pris en compte dans leur politique, et sont conscientes que les déplacements d’affaires seront plus efficaces et les voyageurs plus effectifs, s’ils sont bien “traités.” Voyager oui, mais n’oublions pas la notion de « bien voyager »
http://www.voyages-d-affaires.com/pme-pmi-comment-optimiser-le-budget-voyages-20150120.html