Toute entreprise qui souhaite reprendre le contrôle de ses coûts doit adopter une gestion proactive des contrats qui la lient à ses fournisseurs.
Les dates d’échéance, les délais de préavis et les clauses de reconduction sont souvent négligés, alors qu’ils constituent le point de départ de toute démarche d’optimisation des coûts. Quelques conseils pratiques éviteront les mauvaises surprises le jour où de nouvelles opportunités se présenteront sur le marché.
Qu’il s’agisse d’énergie, de téléphonie, d’IT ou de gardiennage, peu d’entreprises sont attentives aux dates d’échéance de leurs contrats ? Sans doute pas. C’est pourtant le point de départ de toute démarche d’optimisation des coûts. Sans vision claire sur vos échéances, vous risquez de vous retrouver pieds et poings liés trop longtemps, avec des prestataires trop chers.
N’attendez pas qu’il soit trop tard pour changer de fournisseur ! Contrats de longue durée, clauses de reconduction tacite, délais de préavis : telles sont les armes qui vous enferment dans une relation qui, à terme, peut coûter à votre entreprise une petite fortune. Si d’autres opportunités plus intéressantes apparaissent sur le marché – et c’est souvent le cas – une vision claire sur l’échéance de vos contrats vous permettra de toujours choisir la solution la plus avantageuse. L’argent ainsi épargné pourra être entièrement consacré à votre core business. Du bon sens ? Certainement. Pourtant, peu d’entreprises sont réellement conscientes des dates de fin des contrats signés avec leurs fournisseurs et encore moins des modalités de préavis. Rares sont celles qui disposent d’un échéancier précis. C’est pourtant celui-ci qui vous permettra de réaliser d’importantes économies.
ANALYSE EN DEUX TEMPS
Pour optimiser les coûts de votre entreprise, une analyse minutieuse de vos contrats s’impose. Deux éléments doivent retenir votre attention : la date de fin du contrat bien entendu, mais également les modalités de reconduction à l’échéance. Votre contrat se termine dans 5 mois ? Très bien, mais voilà une clause qui indique que sans réaction écrite de votre part dans un délai de 6 mois avant l’échéance, celui-ci sera reconduit pour une période de 5 ans. Et pourtant, ce cas de figure est loin d’être une exception.
La clause de reconduction tacite constitue le pire des obstacles à une gestion efficace des coûts d’une entreprise. Evidemment, ne comptez pas trop sur vos fournisseurs pour se manifester lorsqu’approche le délai de préavis. Au contraire, ils ont tout intérêt à se faire oublier. Votre contrat sera ainsi automatiquement reconduit, à des conditions de marché qui datent de plusieurs années… Une éternité au cours de laquelle la concurrence aurait pu proposer des tarifs bien plus avantageux. Voilà des milliers d’euros qui s’envolent…
C’est précisément un cas de figure que nous avons déjà rencontré dans le cadre d’un contrat de maintenance : une erreur de distraction dont le coût se chiffre en centaines de milliers d’euros pour le client final …
REPRENEZ LE CONTRÔLE DE VOS CONTRATS
Pour éviter ces désagréments, quelques conseils s’imposent. A l’aide de ceux-ci, vous reprendrez la main sur les contrats que vous négociez avec vos fournisseurs.
1. Evitez les contrats d’une durée supérieure à 1 ou 2 ans. Les seuls cas de figure qui peuvent éventuellement justifier un contrat de plus de 2 ans sont ceux où le prestataire doit consentir un investissement important dans le cadre des services qu’il vous propose. Dans tous les autres cas, une durée supérieure à 1 ou 2 ans jouera toujours en votre défaveur.
2. Privilégiez les contrats à durée indéterminée avec délai de préavis. Un délai de préavis de trois mois vous laisse largement le temps de tirer la sonnette d’alarme en cas d’insatisfaction et permettra à vos fournisseurs de rectifier le tir. Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous aurez tout le loisir de consulter le marché et de faire jouer la concurrence. Ce type de contrat vous laisse suffisamment de flexibilité pour réagir aux opportunités de marché.
3. Mettez en place un système informatisé et centralisé de gestion de vos contrats, générant des alertes automatiques. Vous ne manquerez ainsi plus aucune échéance, ni occasion de renégocier de meilleures conditions.
4. N’acceptez jamais les clauses de reconduction tacite. Celles-ci ne présentent aucun intérêt, sauf pour le fournisseur. Veillez plutôt à insérer une clause qui, au contraire, oblige celui-ci à se manifester au plus tard trois mois avant l’échéance du contrat, afin de discuter d’une éventuelle reconduction.
5. Optez pour les mêmes échéances, même si vous souscrivez à plusieurs produits auprès d’un seul fournisseur. Votre chaîne vient d’ouvrir un nouveau point de vente ? Intégrez celui-ci dans vos contrats existants auprès de vos fournisseurs (téléphonie, sécurité, énergie, etc.) Vous éviterez ainsi de vous enfermer dans de multiples contrats présentant chacun leur propre échéance. C’est la meilleure façon de vous lier à vie avec vos fournisseurs qui vous dicteront alors leur loi.
6. Soyez attentifs aux dates clés spécifiques à certains secteurs. C’est notamment le cas des secrétariats sociaux : le changement de fournisseur ne peut entrer en application qu’au 1er janvier, avec préavis de 6 mois. Autrement dit, au-delà du 30 juin, votre contrat est reconduit pour un an et demi.
7. Ne répétez pas les mêmes erreurs. Vous voilà enfin débarrassé de ce contrat qui vous ruinait ? Vous avez trouvé un nouveau fournisseur beaucoup moins cher ? Il y a peu de chances que celui-ci le reste indéfiniment. Dès lors, évitez de vous lier avec lui pour une trop longue période. Laissez-vous suffisamment de flexibilité pour réagir à de futures opportunités. Autrement, vous vous retrouverez exactement dans la situation que vous venez de fuir.
