Le succès d’un plan d’optimisation des coûts dépend amplement de l’engagement de l’ensemble des collaborateurs. Or, une communication maladroite peut aisément saper la motivation de vos troupes et ruiner vos chances de réussite. Si les coûts ont un impact sur votre business, les termes que vous employez en ont tout autant.
Comme toute vision stratégique, un plan d’optimisation des coûts ne peut atteindre ses objectifs sans une forte adhésion des équipes concernées. Or, dans son intitulé-même, « l’optimisation des coûts » – et à plus forte raison « la réduction des coûts » – suscite d’ores et déjà la méfiance. Vais-je devoir être plus productif avec moins de ressources ? Va-t-on me supprimer une série d’avantages ? Mon job est-il en danger ? Si l’on a en effet rarement une seconde chance de faire une bonne première impression, le conseil vaut également pour l’annonce d’un plan stratégique de grande ampleur.
Voici quelques conseils pour sensibiliser au mieux l’ensemble de vos collègues à votre plan stratégique, emporter leur adhésion et mettre toutes les chances de votre côté.
- Communiquez sur vos objectifs.
L’optimisation des coûts n’est jamais une fin en soi. Pas même pour un département des achats. Vos objectifs doivent être clairs : il s’agit de créer de la valeur pour l’organisation, en améliorant son efficacité, ce qui aura pour effet de doper la satisfaction de vos clients, d’augmenter vos ventes et au final, de booster la motivation de vos collaborateurs. Qui ne voudrait pas travailler dans une entreprise qui enquille les succès ? Voici donc le moteur de votre communication : vous n’allez pas réduire les coûts, mais rendre votre organisation plus performante et donc plus épanouissante. Les premiers à en bénéficier seront vos collaborateurs.
- Toute bonne histoire commence par un titre accrocheur.
Racler les fonds de tiroirs pour récupérer quelques centimes, ce n’est excitant pour personne. Par contre, contribuer à hisser son entreprise dans le top 3 de son secteur, c’est déjà plus motivant. Prenez donc la peine de soigner la dénomination de votre plan stratégique, en éliminant de facto toutes les références aux économies, aux coupes budgétaires ou à l’épargne. Bref, abandonnez votre « plan Ecureuil » et vendez des perspectives d’avenir à vos équipes. N’hésitez pas à puiser dans les références de la culture populaire qui ont marqué l’imaginaire collectif : le sport, le cinéma, la musique, les marques prestigieuses. Dotez-vous d’un plan au nom évocateur : les sprints d’Usain Bolt, les révolutions technologiques de Tesla, l’univers de Star Wars ou encore les albums des Beatles sont autant de success stories dans lesquelles vous pourrez puiser l’inspiration.
- La co-création : vos collaborateurs décrochent le premier rôle
Vous avez tout intérêt à placer vos collaborateurs – et surtout leurs idées – au centre de votre plan stratégique. Et cela pour au moins deux bonnes raisons. La première est psychologique : les équipes s’impliqueront d’autant plus si elles ont la possibilité de contribuer elles-mêmes aux objectifs définis. La seconde relève uniquement du bon sens : les équipes de terrain sont confrontées quotidiennement aux postes qui génèrent des coûts. Elles sont les mieux placées pour proposer des méthodes de travail plus efficaces. Mettez dès lors en place des canaux de communication ascendante pour récolter toutes ces idées auxquelles vous n’auriez pas pensé : boîte à idées, plateforme d’échange sur l’intranet, réunions informelles avec un panel de collaborateurs issus de départements différents, etc. Le maître mot est ici la « co-création ».
- Désignez des ambassadeurs au sein de chaque équipe
Le plan stratégique est défini et nommé, les canaux de communication sont opérationnels. Votre défi consiste désormais à gérer ces flux d’informations. C’est ici qu’interviennent les ambassadrices et ambassadeurs qui assureront le relais entre les équipes de terrain et la direction : accompagnement, réponses aux questions, aides à la remontée d’idées, suivi des idées proposées, communication sur les résultats tangibles déjà obtenus, etc.
- Célébrez les victoires
Un plan porté par toute une entreprise devrait générer rapidement des résultats concrets. Il est important de partager ces avancées, non seulement pour remercier les personnes qui y ont contribué mais également pour encourager les derniers réfractaires à prendre part à cette aventure. Veillez toutefois à rester constant dans votre communication : n’oubliez pas que la réduction des coûts n’est pas une fin en soi. Dès lors, concentrez vos messages sur les applications que les collaborateurs pourront ressentir dans leur quotidien. Exemple : « Grâce aux économies générées sur tel poste, nous avons pu investir dans une machine plus performante qui diminue de moitié les risques d’accidents. »
L’optimisation des coûts est une bataille de chaque jour qui ne peut se gagner qu’avec un engagement à tous les niveaux de l’organisation. Il est dès lors indispensable de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à cette problématique, pour qu’ils adoptent les bons réflexes dans leurs tâches quotidiennes. Néanmoins, se focaliser sur les coûts en tant que tels risque de faire perdre de vue l’objectif recherché : une entreprise plus efficace, plus performante et donc plus épanouissante. Une communication réussie mettra en avant le rôle de chacun dans une stratégie qui ne vise pas la réduction des coûts mais bien la création de valeur. La nuance est d’une importance capitale.
