Optez pour la dématérialisation et réduisez vos coûts !
Suppression des manipulations de documents papier, gain de temps dans le traitement, certitude de remise des documents, fluidité des échanges et diminution de l’empreinte carbone, la transformation de vos documents physiques en fichiers numériques est aujourd’hui la nouvelle réalité technologique qui vous permet d’automatiser les processus de votre entreprise, tout en réalisant de substantielles économies !
Pourquoi privilégier la numérisation ?
Courriers, bons de commandes et bons de livraison, factures, fiches de salaires, relevés bancaires ou déclarations sociales et fiscales, un fonctionnement sans papier vous permet de générer des gains substantiels, respecte l’écologie et constitue un avantage concurrentiel certain sur votre segment de marché puisque, du côté des administrations, la clause de la dématérialisation est, d’ores et déjà, de plus en plus présente dans les prérequis pour soumissionner aux marchés publics. Enfin, la démarche de numérisation constitue, en outre, un élément à ne pas négliger de par l’exemplarité d’une image à la pointe du progrès que vous véhiculerez.
Quels nouveaux outils concrets ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise et le volume de documents à traiter, des solutions informatiques de dématérialisation sont désormais disponibles. Si les documents existent préalablement sous forme physique (bon de commande fournisseur), il faut les scanner et les indexer, c’est-à-dire transformer l’image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel (dématérialisation a posteriori). Les documents créés directement à l’aide d’un logiciel (courriers, factures…) sont, quant à eux, directement insérés dans le processus métier correspondant, financier ou comptable, par exemple (dématérialisation native).
Des avantages multiples
On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en 6 exemplaires dans votre entreprise ! La dématérialisation :
- Réduit considérablement le temps de traitement, la circulation des papiers dans les services, comme les opérations de manipulation telles que photocopies, mises sous pli et impressions ;
- Optimise l’organisation et la fluidité des processus métiers internes et externes ;
- Permet une meilleure traçabilité (accusé de réception) et sécurisation des documents (signature électronique) ;
- Evite les erreurs liées à la ressaisie humaine ;
- Optimise l’archivage et la consultation rapide ;
- S’inscrit d’une façon positive dans le cadre du développement durable par moins de papier consommé et d’encre utilisé.
Selon Basware, le leader mondial des solutions purchase-to-pay et de la facturation électronique, passer à la numérisation vous permet de réaliser des gains de productivité immédiats, avec un retour sur investissement rapide. Cette automatisation permet un traitement plus rapide de l’information de près de 50% et plus de 60% d’économies de coûts. L‘employé belge imprime, en effet, en moyenne 27 pages par jour (29 pour la moyenne européenne). Et l’utilisation de ce papier est éphémère, puisque la moitié de toutes ces impressions représentent désormais ce que l’on appelle des déchets directs (17%) ou une utilisation à court terme (28%).
Comment accompagner vos salariés dans ce changement ?
Si la dématérialisation apparaît donc comme un levier de croissance indéniable, selon une récente étude réalisée auprès de 2400 entreprises et commanditée par EPSON, entre autres producteur d’imprimantes, « 75 % des employés belges pensent encore que le concept de bureau sans papier est une utopie » et ont par ailleurs peur du changement par rapport à la stabilité de leur emploi.
Le passage au numérique opère, en effet, de profonds changements sur la vie de votre entreprise, sur les modes de collaboration et sur l’organisation des différents services. Mais le temps de travail ainsi récupéré constitue un potentiel humain retrouvé à investir dans d’autres tâches en termes de rentabilité économique. Il est donc impératif que vous leur assuriez un accompagnement sur-mesure. Une mise en place progressive est la clé d’un projet de dématérialisation réussit.
Une date butoir à l’Europe
Au niveau de l’économie mondiale, la dématérialisation est irréversiblement en marche. Mais, l’Europe enregistre dans de nombreux domaines un retard numérique sévère face aux Etats-Unis et à l’Asie notamment. Dévoilé en mai 2015, le nouvel Agenda numérique de la Commission européenne a cependant l’ambition de combler cette lacune. Selon les exigences européennes, en 2020, la facture électronique deviendra la règle pour toutes les entreprises. Il est donc grand temps de vous y mettre et pour de bons motifs !
